НДФЛ за сотрудника: как ИП удерживать и перечислять налог в 2026 году

С первой зарплатой ИП становится налоговым агентом — посредником между работником и бюджетом. Ошибиться здесь легко: в одном месяце два срока перечисления, а у декабря свой третий. Разбираем по шагам.

Кто такой налоговый агент и что он делает

Налоговый агент — это тот, кто обязан исчислить налог за другое лицо, удержать его из выплаты и перечислить в бюджет. Для работника это ИП-работодатель. Налог при этом платит работник, но отвечает за удержание и перечисление ИП.

Обязанности агента простые:

1. исчислить НДФЛ с дохода работника;
2. удержать налог при выплате;
3. перечислить в срок;
4. отчитаться по 6-НДФЛ и уведомлениями.

Ставки НДФЛ с зарплаты в 2026 году

Шкала для резидентов — п.1 ст.224 НК:

Для большинства работников ИП ставка 13%: зарплата до 200 000 ₽ в месяц не выходит за 2,4 млн ₽ в год.

Сроки перечисления НДФЛ

Сроки — п.6 ст.226 НК. Привязка к дате удержания, а не к месяцу, за который начислена зарплата:

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Пример: месяц с авансом и зарплатой

Тимур, ИП из Уфы, держит магазин стройматериалов. Продавец получает 52 000 ₽ в месяц до НДФЛ. По трудовому договору аванс — 25-го, зарплата за месяц — 10-го следующего месяца.

Ноябрь 2026:

• 25 ноября — аванс за ноябрь, 22 000 ₽. НДФЛ при авансе Тимур не удерживает, налог посчитает при окончательном расчёте.
• 10 декабря — расчёт за ноябрь. НДФЛ: 52 000 × 13% = 6 760 ₽. На руки за ноябрь всего 45 240 ₽, из них 22 000 ₽ уже выданы, 10 декабря — 23 240 ₽.
• Налог удержан 10 декабря, то есть в период с 1 по 22 число. Перечислить до 28 декабря 2026 года.

Уведомление об исчисленном НДФЛ Тимур подаёт до 25 декабря — в месяце, когда наступает срок уплаты (п.9 ст.58 НК).

Отпускные и больничные

НДФЛ с отпускных и пособия по временной нетрудоспособности удерживают при выплате. Срок перечисления определяется той же таблицей: удержали 3 июля — платите до 28 июля, удержали 24 июля — до 5 августа.

Что будет, если не удержать или не перечислить

• Штраф 20% от суммы, которую нужно было удержать или перечислить (п.1 ст.123 НК).
• Освобождение от штрафа возможно при одновременном выполнении трёх условий (п.2 ст.123): 6-НДФЛ подан в срок, в нём нет ошибок, занижающих налог, и налог перечислен до того, как вы узнали, что налоговая обнаружила просрочку или назначила выездную проверку.
• Пени за каждый день просрочки.

Этот штраф и другие собраны в таблице штрафов ИП.

Как НДФЛ попадает в отчёты

• Уведомление об исчисленных суммах — до 25 числа (п.9 ст.58 НК).
• 6-НДФЛ — ежеквартально до 25 числа месяца после квартала, за год — до 25 февраля. Подробнее — в статье отчётность ИП с работниками.

Чек-лист налогового агента

• в договоре две даты выплаты, окончательный расчёт — до 22 числа;
• НДФЛ удерживается при окончательном расчёте, отпускных и больничных;
• перечисление — 28 и 5 числа, декабрь — до последнего рабочего дня;
• уведомление до 25 числа;
• 6-НДФЛ в срок.

Сколько НДФЛ и взносов уходит с зарплаты конкретного человека, покажет калькулятор стоимости сотрудника. Если зарплату платите нескольким людям, удобнее делать это одним реестром через зарплатный проект.