Отчётность ИП с работниками в 2026 году: что, куда и до какого числа сдавать

Пока ИП работает один, отчётность — это декларация раз в год. С первым сотрудником появляется ежемесячный ритм: отчёты в налоговую и в Социальный фонд, уведомления и платежи. Ниже — что сдавать, сроки и календарь на 2026 год.

Какие отчёты сдаёт ИП с работниками

Если 25 число — выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

РСВ: квартальный расчёт по взносам

Расчёт по страховым взносам показывает начисленные выплаты и взносы по каждому работнику за квартал нарастающим итогом. Его подают до 25 числа месяца после квартала: за 9 месяцев 2026 года — до 26 октября (25 октября — воскресенье), за 2026 год — до 25 января 2027 года.

Штраф за опоздание — 5% от неуплаченной по расчёту суммы взносов за каждый полный или неполный месяц, не больше 30% и не меньше 1 000 ₽ (п.1 ст.119 НК).

Персонифицированные сведения: каждый месяц

Это короткий ежемесячный отчёт: ФИО, СНИЛС, ИНН работников и суммы выплат за прошлый месяц. Срок — до 25 числа каждого месяца, следующего за истекшим. За октябрь — до 25 ноября.

6-НДФЛ: что удержали и перечислили

В 6-НДФЛ ИП как налоговый агент показывает начисленные доходы, удержанный и перечисленный НДФЛ. Сроки (п.2 ст.230 НК):

• за I квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25 числа месяца после периода;
• за год — до 25 февраля следующего года.

Штраф за опоздание — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц (п.1.2 ст.126 НК). За недостоверные сведения — 500 ₽ за документ, но если вы сами нашли ошибку и подали уточнённый расчёт до того, как её обнаружила налоговая, штрафа не будет (ст.126.1 НК). Как платить сам НДФЛ, разобрано в статье НДФЛ за сотрудника.

ЕФС-1 в Социальный фонд

ЕФС-1 — единая форма сведений для СФР из нескольких разделов:

• кадровые события — приём, увольнение, перевод. Сведения о приёме и увольнении подают не позднее следующего рабочего дня. Первая такая форма регистрирует ИП как работодателя в СФР;
• договоры ГПХ — сведения о заключении и прекращении договора;
• раздел 2 о взносах на травматизм — ежеквартально до 25 числа месяца после квартала, полугодия, 9 месяцев и года.

Календарь ИП-работодателя на конец 2026 и начало 2027 года

Пример: первый квартал с работником

Зоя, ИП из Вологды, открыла цветочный магазин и приняла флориста 12 января 2027 года. Её отчёты за первый квартал:

1. 13 января — ЕФС-1 о приёме (не позднее следующего рабочего дня). Эта же форма регистрирует Зою как работодателя в СФР.
2. 25 февраля — персонифицированные сведения за январь; уведомление по НДФЛ и взносам.
3. 28 февраля — взносы за январь; НДФЛ, удержанный с 1 по 22 февраля (28 февраля 2027 года — воскресенье, срок переносится на 1 марта).
4. 25 марта — персонифицированные сведения за февраль; уведомление.
5. 26 апреля — РСВ, 6-НДФЛ и раздел 2 ЕФС-1 за I квартал, персонифицированные сведения за март (25 апреля 2027 года — воскресенье, срок переносится на понедельник).

Итого за квартал — около десятка отчётов и уведомлений. Для сравнения: без работника за этот период Зоя подала бы только уведомление по авансу УСН за I квартал — до 25 апреля.

Что будет, если опоздать больше чем на 20 дней

Это главный риск для ИП с работниками. Если РСВ или 6-НДФЛ не поданы в течение 20 дней после срока, руководитель налоговой вправе приостановить операции по счетам (п.3.2 ст.76 НК). Налоговая может заранее направить уведомление — не позднее чем за 14 дней до решения (п.3.3). Блокировку снимают не позднее одного дня, следующего за днём подачи отчёта.

Подробно о том, как действовать, если счёт уже заблокирован, — в статье блокировка счёта налоговой.

Как не утонуть в отчётах

• Один ответственный. Отчёты сдаёт сам ИП, бухгалтер на аутсорсе или онлайн-бухгалтерия. Плохо, когда «каждый думал, что сдаёт другой».
• Календарь с напоминаниями за 5 рабочих дней до 25 числа.
• Сверка ЕНС в личном кабинете после каждого 28 числа: начисления должны совпадать с платежами.
• Онлайн-сервис, который сам формирует РСВ, персучёт и 6-НДФЛ по данным зарплаты. Когда он окупается, разбираем в статье онлайн-бухгалтерия для ИП.

Сколько взносов вы будете показывать в этих отчётах, можно заранее посчитать в калькуляторе стоимости сотрудника, а тарифы 2026 года — в статье взносы за работников.