Первый сотрудник у ИП: что сделать до первого рабочего дня и после

Ситуация знакомая: ИП работает год-два один, заказов становится больше, и пора брать помощника. Юридически ИП-работодатель ничем не отличается от компании: те же трудовой договор, налоги и отчёты. Разберём путь от решения «нанимаю» до первой зарплаты на примере.

Пример, к которому будем возвращаться. Ирина из Казани шьёт шторы на заказ, ИП на УСН «доходы» 6%. С декабря она хочет взять швею Ольгу на полный день с зарплатой 45 000 ₽ до вычета НДФЛ.

Шаг 1. Проверить, разрешает ли режим нанимать

Первое, что ломает планы, — налоговый режим. Ограничения по численности на 2026 год:

Если вы ИП на НПД, сначала смените режим — как это сделать без разрыва, разобрано в статье о переходе между самозанятостью и ИП. У Ирины УСН, ей можно.

Шаг 2. Решить: трудовой договор, ГПХ или самозанятый

Если человек выходит на работу каждый день, подчиняется вашему графику, работает вашими инструментами и получает фиксированную сумму — это трудовые отношения. Оформлять их по ГПХ запрещено: ТК прямо говорит, что гражданско-правовые договоры, фактически регулирующие трудовые отношения, не допускаются (ч.2 ст.15 ТК).

Ольга будет шить по графику в мастерской Ирины — нужен трудовой договор. Когда уместна ГПХ или самозанятый и чем грозит подмена, читайте в материале трудовой договор, ГПХ или самозанятый.

Шаг 3. Взять документы у работника

Перечень — в ст.65 ТК. Работник предъявляет:

• паспорт;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности — кроме случая, когда он устраивается впервые;
• документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (можно электронный);
• документы воинского учёта — для военнообязанных;
• документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний.

Требовать другие документы запрещено (ст.65 ТК). Если человек устраивается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель.

Шаг 4. Подписать трудовой договор

Договор заключают письменно, в двух экземплярах — по одному каждой стороне (ст.67 ТК). Если человек уже вышел на работу без бумаг, договор всё равно считается заключённым, а оформить его нужно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска.

В договор обязательно впишите:

1. место работы и должность;
2. дату начала работы;
3. размер зарплаты — не ниже МРОТ при полной ставке (27 093 ₽ в 2026 году, подробнее — МРОТ 2026 для ИП);
4. режим рабочего времени;
5. конкретные даты выплаты зарплаты.

Шаг 5. Подать ЕФС-1 о приёме

Сведения о приёме подают в СФР по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. С 2023 года отдельное заявление о регистрации ИП-работодателя не подают: СФР регистрирует вас по первой ЕФС-1. Исключение — первый договор ГПХ, по которому платятся взносы на травматизм: тогда заявление нужно.

Для подачи нужна электронная подпись ИП или отчётность через онлайн-бухгалтерию. Сдать ЕФС-1 Ирине поможет её бухгалтерский сервис — когда такой сервис окупается, разбираем в статье об онлайн-бухгалтерии.

Шаг 6. Посчитать, во что обойдётся работник

Зарплата — не вся стоимость. Работодатель:

• удерживает из зарплаты НДФЛ 13% (до 2,4 млн ₽ дохода за год) и перечисляет его в бюджет;
• сверху платит страховые взносы: по общему тарифу 30% в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1% сверх неё (ст.425 НК);
• платит взносы на травматизм — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска.

Расчёт для Ольги (общий тариф, травматизм 0,2%):

За год это 703 080 ₽. Посчитать свой вариант, в том числе от суммы «на руки», можно в калькуляторе сколько стоит сотрудник для ИП.

Если основной ОКВЭД ИП входит в перечень Правительства и не меньше 70% доходов — от видов деятельности из перечня, с части зарплаты сверх 1,5 МРОТ платят 15% вместо 30%. С 2026 года это право есть не у всех малых предприятий — подробно в статье о взносах за работников.

Шаг 7. Наладить выплату зарплаты

Платить можно на карту работника обычным переводом с расчётного счёта или через зарплатный проект. Зарплатный проект удобен, когда сотрудников несколько: банк выпускает карты, а вы отправляете один реестр вместо десятка платёжек.

Шаг 8. Не пропустить платежи и отчёты

С первого месяца у ИП появляется календарь работодателя:

Полный разбор с ЕФС-1 и штрафами — в статье отчётность ИП с работниками.

Пять ошибок первого найма

1. «Пусть поработает неделю, потом оформлю». Договор считается заключённым с момента, когда человек приступил к работе с вашего ведома, а письменно оформить его нужно не позднее 3 рабочих дней (ст.67 ТК). «Испытательная неделя без бумаг» — это нарушение с первого дня.

2. Зарплата ниже МРОТ при полной ставке. Если работник отработал норму времени, начисленная зарплата не может быть меньше 27 093 ₽ (ст.133 ТК), а в регионе с соглашением о минимальной зарплате — меньше регионального минимума.

3. Один день выплаты в месяц. Нужно минимум две выплаты, окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца (ст.136 ТК).

4. НДФЛ заплачен «со своих» без удержания. НДФЛ — налог работника, его удерживают из начисленной зарплаты. Если договорились о сумме «на руки», в договор пишут сумму до вычета: для 39 150 ₽ на руки это 45 000 ₽.

5. Забыли, что режим поменял правила. На УСН «доходы» с работником налог уменьшается на взносы не больше чем на 50%, на ПСН и АУСН есть лимиты численности. Пересчитайте налог на год сразу после найма.

Чек-лист перед первым рабочим днём

• режим позволяет нанимать, лимит численности не превышен;
• выбран трудовой договор, а не ГПХ для постоянной работы;
• документы по ст.65 ТК получены, лишнего не требовали;
• договор подписан в двух экземплярах, зарплата не ниже МРОТ, указаны две даты выплаты;
• ЕФС-1 о приёме уйдёт не позднее следующего рабочего дня;
• стоимость работника посчитана с НДФЛ, взносами и травматизмом;
• выбран способ выплаты зарплаты;
• в календаре стоят даты НДФЛ, взносов, уведомлений и отчётов.