Онлайн-бухгалтерия для действующего ИП: когда сервис окупается

Онлайн-бухгалтерия — это сервис, который считает налоги, формирует отчёты по данным банка и отправляет их в ФНС и СФР с вашей электронной подписью. Нужен ли он, зависит не от «солидности» бизнеса, а от объёма рутины: числа отчётов, работников и операций.

Сколько отчётности у ИП в разных ситуациях

Ситуация 1: ИП один — сервис не обязателен

Пример. Василиса, ИП-переводчик из Томска, УСН «доходы» 6%, без работников, 10–15 поступлений в месяц.

Её обязанности:

• вести КУДиР;
• подавать уведомления об исчисленных авансах до 25 числа (через личный кабинет — без подписи);
• платить авансы до 28 апреля, июля и октября;
• платить взносы за себя: 57 390 ₽ до 28 декабря и 1% до 1 июля следующего года;
• сдать декларацию до 25 апреля.

Электронная подпись ей не обязательна: уведомления можно подавать через личный кабинет. Это всё можно делать самостоятельно; онлайн-бухгалтерия здесь — вопрос удобства, а не необходимости.

Календарь ИП на УСН без работников на 2027 год

Плюс уведомления об исчисленных авансах до 25 числа месяца уплаты. Это примерно десять действий в год — вполне по силам без сервиса.

Ситуация 2: появился первый работник — сервис окупается

С первым сотрудником календарь ИП становится ежемесячным: персонифицированные сведения до 25 числа каждого месяца, НДФЛ 28 и 5 числа, взносы до 28 числа, квартальные РСВ, 6-НДФЛ и раздел ЕФС-1 о травматизме, плюс кадровые ЕФС-1 о приёме и увольнении на следующий рабочий день. Полный список — в статье отчётность ИП с работниками.

Ошибка или опоздание здесь дороже: за 6-НДФЛ — 1 000 ₽ за месяц просрочки, а при опоздании с РСВ или 6-НДФЛ больше чем на 20 дней налоговая может заблокировать счёт. Сервис, который сам формирует эти отчёты по данным о зарплате и банковской выписке, обычно стоит меньше одного такого риска.

Ситуация 3: нужен живой бухгалтер

Сервиса мало, если:

• ИП стал плательщиком НДС на УСН и выбирает между ставками 5%, 7% и 22%;
• идёт выездная проверка или пришло сложное требование (см. требование из налоговой);
• много наличных, розница с маркировкой, несколько патентов в разных регионах;
• вы решаете, переходить ли из ИП в ООО.

Как выбрать сервис: критерии

• поддерживает ваш режим (УСН, ПСН, АУСН) и расчёт зарплаты;
• формирует и отправляет РСВ, персучёт, 6-НДФЛ, ЕФС-1;
• загружает выписку из вашего банка автоматически;
• напоминает о сроках уплаты и подаче уведомлений;
• в договоре прописано, кто отвечает за ошибки сервиса;
• можно выгрузить данные, если решите уйти.

Если сервис встроен в банк, при смене банка учёт придётся переносить — подумайте об этом заранее (см. как сменить банк ИП).

Что сервис не сделает за вас

• не выберет налоговый режим и объект УСН — это решение ИП (см. смена налогового режима);
• не исправит договоры, которые по сути трудовые;
• не ответит за вас на требование, если вы не передали документы;
• не снимет ответственность: штрафы назначают ИП.

Чек-лист: нужна ли вам онлайн-бухгалтерия

• есть хотя бы один работник или исполнитель по ГПХ — да;
• больше 50 операций в месяц — скорее да;
• вы на УСН без работников с десятком платежей — можно самостоятельно;
• НДС или проверка — нужен бухгалтер;
• нет электронной подписи — получите её в УЦ ФНС, это бесплатно (платите только за носитель).