Трудовой договор, ГПХ или самозанятый: как ИП оформить человека и не нарваться на переквалификацию

Ситуация: ИП нужен человек на 3–4 месяца или на постоянку, и хочется оформить «попроще» — ГПХ или самозанятого. Где граница между законной экономией и подменой трудового договора, решает не название бумаги, а то, как устроена работа.

Три формата в одной таблице

Экономия на ГПХ по сравнению с трудовым договором небольшая: НДФЛ и взносы те же, отпадают только отпуск, больничные и травматизм. Ощутимая экономия только с самозанятым — поэтому именно эти договоры налоговая проверяет внимательнее всего.

Что говорит закон

Трудовой кодекс запрещает подмену прямо: «заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается» (ч.2 ст.15 ТК).

Кто и как может переквалифицировать договор (ст.19.1 ТК):

1. сам ИП-заказчик — по письменному заявлению исполнителя или по предписанию трудовой инспекции;
2. суд — по иску исполнителя или по материалам инспекции и других органов;
3. если отношения уже закончились — только суд.

Два правила играют против заказчика. Неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых отношений. Трудовыми отношения считаются с первого дня работы, а не с даты решения.

По каким признакам ГПХ превращается в трудовой договор

Чем больше совпадений, тем выше риск:

• человек выполняет функцию («продавец», «администратор»), а не конкретную работу с результатом;
• есть график, рабочее место, подчинение правилам внутреннего распорядка;
• оплата фиксированная, раз или два в месяц, не зависит от объёма;
• инструменты, материалы, компьютер — заказчика;
• договор продлевают раз за разом, работа фактически бессрочная;
• исполнитель работает только на вас;
• в акте — не результат, а «оказаны услуги за месяц».

Для самозанятых добавляется отдельный запрет: доход от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения нельзя облагать НПД (ст.6 422-ФЗ).

Пример: где схема ломается

Кофейня ИП Сергея в Твери. Три бариста оформлены самозанятыми, работают сменами 2/2 по графику, получают фиксированные 3 000 ₽ за смену, форма и кофемашина — Сергея, договоры продлеваются полтора года.

Здесь совпадают почти все признаки трудовых отношений. Если налоговая переквалифицирует договоры, Сергею доначислят:

• НДФЛ, который он как налоговый агент не удержал, плюс штраф 20% (ст.123 НК);
• страховые взносы 30% за весь период, плюс штраф 20% (ст.122 НК), а при умысле — 40%;
• пени за каждый день просрочки;
• отпускные и другие выплаты, если бариста обратятся в суд.

А вот дизайнер, который раз в квартал за фиксированную цену делает Сергею меню и макеты, выставляет счёт и чек и работает ещё на десяток клиентов, — нормальный самозанятый.

Как выбрать формат: короткий алгоритм

1. Работа повторяется, есть график и подчинение? Трудовой договор.
2. Нужен конкретный результат с понятной ценой и сроком? ГПХ или самозанятый.
3. Исполнитель самозанятый? Проверьте его статус в сервисе ФНС перед каждой выплатой и берите чек. Убедитесь, что он не ваш бывший работник за последние два года.
4. Сомневаетесь? Посчитайте разницу: трудовой договор дороже ГПХ в основном на отпуск и травматизм. Как правило, это меньше, чем доначисления за 3 года проверки.

Что оформить, если выбрали ГПХ

• в договоре — конкретный результат, срок и цену; не должность и не график;
• акт приёмки с описанием результата;
• взносы по единому тарифу и НДФЛ — как с зарплаты;
• в отчётах ГПХ отражается так же, как зарплата: РСВ, персучёт, 6-НДФЛ, ЕФС-1.

Сколько в итоге стоит каждый вариант, удобно сравнить в калькуляторе стоимости сотрудника. Размеры штрафов по налоговым нарушениям собраны в таблице штрафов ИП.